Categorieën
Blogs

Van kantoor naar clubhuis: bij KPMG

Caroline Tervoort, Chief Human Resources Officer KPMG Nederland

Veel organisaties hebben interesse om van hun kantoor een clubhuis te maken. Het kantoor als “thuishonk” van de Club waar je werkt. Mensen willen een plek om anderen te ontmoeten, maar ook een plaats waar ze juist rustig kunnen werken. Gaat dat samen met het kantoor als Clubhuis?

Stephan Fellinger helpt organisaties daarbij. Hij vraagt aan een aantal koplopers die de keuze voor het kantoor als clubhuis gemaakt hebben, wat hun ervaringen zijn. Caroline Tervoort, Chief Human Resources Officer KPMG Nederland , was zo vriendelijk een aantal vragen te beantwoorden.

Waarom past een Clubhuis kantoor bij jullie?

Het zogeheten ‘clubhuis’ concept is ontwikkeld naar aanleiding van onderzoek naar het gebruik van onze kantoren. Zo bleek dat in de 12 vestigingen van KPMG in Nederland, zo’n 13% gebruikt wordt voor individueel werken. 87% van de tijd op kantoor wordt gebruikt om elkaar te ontmoeten, te brainstormen, projecten op te tuigen, demo’s te geven, te lunchen, etc. Op dit moment is het gemiddelde KPMG-kantoor ingericht met 60% individuele werkplekken en 40% voor ander gebruik.

Dat wordt volledig anders in een tijd dat hybride werken de norm is. Onze kantoren worden ingericht op basis van 70% ontmoeten en 30% individueel werken. Het clubhuisconcept staat voor een werkomgeving, waar medewerkers zich thuisvoelen. Zoals in een huiskamer, afgestemd op type werkzaamheden (belruimtes, vergaderruimtes met alle faciliteiten voor hybride werken, eigen ‘thuishonk’ voor teams, brainstormplekken, ontspanningsruimtes. Of bijvoorbeeld een goede plek om een demo te geven). Allemaal gericht op elkaar zoveel mogelijk ontmoeten.

Hoe hebben jullie de eerste stappen gezet?

Ons kantoor in Zwolle (foto onderaan bericht) heeft de primeur. Juli vorig jaar is dit kantoor volgens het clubhuisconcept heropend. Dat geeft ons de gelegenheid te leren hoe het clubhuisconcept werkt in de praktijk. Helaas hebben we door het thuiswerkadvies van afgelopen coronatijd nog niet veel ervaring op kunnen doen. Maar dat gaat gelukkig komende tijd veranderen nu het thuiswerkadvies gaat vervallen. De lessen nemen we mee in de transitie, van de overige 11 kantoren komende jaren.

Hoe combineren jullie het met Hybride werken?

Het clubhuisconcept is een gevolg van ons hybride werken beleid. Het werken in de toekomst is voor ons gebaseerd op vijf punten; 1)De klant is leidend 2)Werken is een activiteit, geen plek 3)Duurzaam en slim elektrisch reizen voor 50% minder uitstoot in 2030 4)In clubhuiskantoren 5) De beste versie van jezelf dankzij sport- en gezondheidsprogramma’s en onbeperkte leermogelijkheden.

Naar verwachting betekent hybride werken in de praktijk, dat we gemiddeld 1 a 2 dagen op kantoor zijn. Overige dagen zijn we werkzaam bij de klant of thuis. Met je teamcollega’s en de klant stem je af waar en hoe het werk op de beste manier verricht kan worden.

Wat hebben jullie geleerd?

Onderzoek onder medewerkers leert, dat met elkaar samenzijn enorm gemist is in coronatijd. Elkaar ontmoeten om bijvoorbeeld training-on-the-job te doen. Als ook samen optrekken met de klant op hun locatie, zijn zaken die veruit de belangrijkste punten zijn waar medewerkers naar uitkijken. Dat gaan we komende tijd verder faciliteren en stimuleren.

Waar ben je meeste trots op bij jullie Clubhuis Kantoor?

Het clubhuiskantoor draagt bij aan dat wat collega’s echt belangrijk vinden; met elkaar actief samenwerken, samen leren, klantsessies in inspirerende omgevingen of sporten, lunchen, koffie drinken of op een andere manier ontspannen!

Hoe beïnvloedt het de manier waarop jullie samenwerken?

Samenwerking staat centraal in het clubhuisconcept. Dat wordt allemaal nog gemakkelijker gemaakt ook door de meest geavanceerde digitale faciliteiten. Zoals vergaderruimtes met hele grote schermen waarbij collega’s zowel fysiek als op afstand actief meedoen. Waar je voorheen naar kantoor ging om achter je bureau te zitten. Ga je nu naar kantoor om actief in gesprek te gaan met collega’s in een ontmoetingsruimte of om in het restaurant samen een broodje te eten.

Hoe combineren jullie het ontmoeten en het samenzijn van mensen en juist rustige werkplekken binnen jullie clubhuis?

Binnen het clubhuisconcept is uiteraard ook aandacht voor rustige werkplekken. In een hybride werkomgeving komt het bijvoorbeeld voor, dat een teamlid vanaf kantoor deelneemt aan een virtuele vergadering met overige teamleden die bij de klant zitten. Een rustige werkplek met de juiste faciliteiten is dan erg belangrijk.

Zo worden op onze grotere kantoren, bijvoorbeeld in Amstelveen, speciale plekken ingericht met schermen en goede ventilatie om in rust een aantal uren te werken. In Zwolle, en straks ook in andere kleinere kantoren, zijn zogeheten stilteplekken ingericht. Waar je je ook kan afzonderen om je te concentreren op je werk of ongestoord kan (video)bellen. Verder overwegen we de inrichting van een grotere stilteruimte met meerdere werkplekken, waar niet gebeld of gesproken wordt. En in rust aan bijvoorbeeld een rapport gewerkt kan worden. Qua sfeer valt te denken aan een bibliotheek, waar je tijdens je studietijd heen ging om te studeren. Naar verwachting zullen daarmee grote kantoortuinen gereduceerd worden.

Hoe zie je het zich ontwikkelen voor de komende jaren?

KPMG gaat alle 12 vestigingen komende jaren herinrichten volgens het clubhuisconcept. Veel minder individuele bureaus dus en meer ruimte voor ontmoeten en samenwerken. Gaandeweg de transitie leren we steeds meer over optimale manieren van samenwerken. Zowel door de praktijkervaring als regelmatig onderzoek onder onze collega’s.

Wat wil je verder nog delen voor wat betreft het Clubhuis Kantoor?

Het is een aanrader voor ieder bedrijf dat het belang van medewerkers voorop heeft staan! En voor wie denkt dat het kantoor niet meer belangrijk is, heeft het mis. Het kantoor wordt veel leuker en op die manier belangrijker dan ooit

Dank Caroline voor het delen van jullie ervaringen.

Clubhuis kantoor KPMG Zwolle
Categorieën
Blogs

Van kantoor naar clubhuis: bij BAM

Nils Bonder directeur BAM concernhuisvesting

Veel organisaties hebben interesse om van hun kantoor een clubhuis te maken. Het kantoor als “thuishonk” van de Club waar je werkt. Mensen willen een plek om anderen te ontmoeten, maar ook een plaats waar ze juist rustig kunnen werken. Gaat dat samen met het kantoor als Clubhuis?

Stephan Fellinger vraagt aan de koplopers, die de keuze voor het kantoor als clubhuis gemaakt hebben, wat hun ervaringen zijn. Nils Bonder, directeur BAM concernhuisvesting, was zo vriendelijk een aantal vragen te beantwoorden.

Waarom past een Clubhuis kantoor bij jullie?

De BAM Huizen zoals wij ze noemen, zijn kantoren waar je in de eerste plaats goed je werk kunt doen (allerlei soorten werk, waaronder ook ontmoeten en vergaderen), maar het is ook de plek waar je je zakelijke thuis hebt, waar je collega’s fysiek kan ontmoeten. Deze filosofie hadden wij pre corona al, maar nu is dat nog belangrijker. Werk is toch Mensenwerk.

Hoe hebben jullie de eerste stappen gezet?

In heel Nederland staan relatief uniforme BAM Huizen, met goede centrale voorzieningen als koffie, catering en goeie hospitality voor een welkom gevoel. Elk kantoor heeft een centraal (semi) openbaar hart en waaiert uit naar wat rustiger en private plekken.  Het zorgen voor uniformiteit door Nederland (natuurlijk met individuele of lokale nuances) heeft bij ons als succesfactor gewerkt.

Hoe combineren jullie het met Hybride werken?

Wij vinden dat nu lastig. Sowieso voorzien wij alle kantoormedewerkers in thuiswerkmeubilair en voorzieningen.  Omwille van medewerkerstevredenheid hebben wij gekozen om de hybride werkafspraken op een laag niveau in de organisatie te mogen maken. Wij merken nu echter wel dat dit naar verwachting grotere pieken en dalen in de kantoorbezetting oplevert. Hoe dit zich gaan settelen, durf ik nog niet te zeggen.

Wat hebben jullie geleerd?

Toch wel dat een mens een gewoontedier is. In Nederland zijn veel zaken gereguleerd, waardoor er een kantoormores is. Zolang basisscholen op woensdagen eerder uit zijn, zal de parttime-dag of thuiswerk-dag eerder op woensdag zijn. Zolang de hockey op vrijdag is, zullen mensen vrijdagmiddag vrij willen. En als systemen als LEAN en AGILE het hebben over een ‘weekstart’, vertalen velen dat als dat DUS de maandag is. Ik denk derhalve dat we niet de illusie moeten hebben dat alles verandert na corona.

Waar ben je meeste trots op bij jullie Clubhuis Kantoor?

Dat het centrale hart echt wordt gebruikt, wij hadden i.v.m. corona een tijdlang de catering gesloten, nadat we deze weer geopend hadden kwamen ook daadwerkelijk weer meer mensen naar kantoor, met meer toevallige ontmoetingen en kennisdeling als gevolg.

Hoe beïnvloedt het de manier waarop jullie samenwerken?

Als gezegd, wij gaan eigenlijk door met wat we al deden, hooguit moeten we na corona de mix van soorten werkplekken (overleg/individueel/samen/teams) herijken. Hoe zie je het zich ontwikkelen voor de komende jaren? Niet te gek! Blijf vooral goed meten en vragen waar mensen behoeftes aan hebben. Ik denk oprecht dat er ook een grote populatie medewerkers is die thuis KAN werken, maar heel graag ‘het gewone werk op kantoor’ WIL doen. Daar moet je in blijven voorzien.

Wat wil je verder nog delen voor wat betreft het Clubhuis Kantoor?

Meten is weten! Wij investeren veel in enquêtes etc. het is mijn inziens de enige manier om goede beslissingen te nemen, en voorbij de ‘de mensen zullen wel X willen’ gedachtes te komen.

Dank Nils voor het delen van je ervaringen.